#Comunicación: 2 Claves para facilitar el trabajo en equipo y los “bienentendidos”

Mi experiencia me dicta que utilizar bien el lenguaje me ha ayudado a evitar muchos “conflictos verbales”, a deshacer malentendidos y a facilitar “bienentendidos”.

Por supuesto hay más claves pero, si lleváramos a cabo estas dos, tendríamos mucho ganado:

1º. Seamos educados:

Entendiendo por “educación”:

  1. Tratemos a todos con el mismo respeto y cortesía: Todos los trabajos son necesarios:
    1. ¿qué pasa cuando hay una huelga de limpieza o de recogida de la basura o hay un incendio?
    2. ¿de qué sirven entonces médicos, directores o abogados? ¿para molestar por incompetencia o, lo que es lo mismo, inexperiencia?
    3. ¿qué es más importante, el título o un trabajo bien hecho, sea el que sea?
  2. Valoremos el tiempo y el esfuerzo invertido en una acción: abre puertas y deja buen recuerdo:
    1. Por favor, para pedir una acción.
    2. Gracias, una vez se ha realizado.
  3. Respetemos nuestro tiempo y el de los demás: ante una situación de conflicto,centrémonos en la solución: Todos cometemos y hemos cometido errores. Normalmente éstos se dan por inexperiencia, ignorancia de impactos o desconocimiento de variables a tener en cuenta. El reto “no es no cometerlos”, el reto es aprender de ellos y convertirlos en experiencia para una siguiente ocasión. Según dicen Paul Ghetty, el viejo, decía que hemos de aprender a divorciarnos de los errores y, cuanto antes, mejor. Utilicemos la lógica, al final ¿lo vamos a tener que solucionar?
    1. Analicémoslo y secuenciémoslo.
    2. Estudiemos los impactos (a medio y largo plazo) y coste de los impactos: DAFO global > social > económico y financiero (Nivel y secuencia Susan George).
    3. Investiguemos la solución o soluciones alternativas (idem y mismo orden).
    4. Al presentarlo, respetemos el tiempo de esa persona o profesional.
    5. Presentémoslo describiendo la situación y su análisis.
    6. Valoremos los “peros” como perspectivas diferentes que nos pueden ayudar a mejorar la solución y convirtámoslos en acción.
    7. Al despedirnos, el mínimo a agradecer es el tiempo. Ejemplo:

……., por favor, he de hablar contigo, me llevará X tiempo y es X-urgente (¿Puedes ahora? ¿cuándo podrías?)

He visto, nos ha llegado ……

Te presento la situación: DAFO

Solución …..

¿cómo lo …. tú? (Razones y DAFO del mismo nivel que el presentado o mejorado).

Plan de acción, incluido un apartado de seguimiento y solución de incidencias.

Gracias por tu tiempo.

En resumen:

  • Las normas de cortesía nos facilitan las aperturas y los cierres de conversaciones.
  • Es de mala educación empeñarnos en querer tener razón, por la pérdida de tiempo (y recursos) que conlleva.
  • Es de buena educación encontrar soluciones:
    • Ahorra tiempo.
    • Evita conflictos posteriores
    • Ayuda a la mejora de la calidad del producto o servicio y del buen ambiente.
  • Presentemos las situaciones de forma razonada y educada, en el sentido de “trabajada” para evitar pérdidas de tiempo. Con ello facilitamos el aprendizaje, la comprensión y el plan de acción a llevar a cabo.

2º. Desterremos frases en negativo y usemoslas en afirmativo:

El peso de la frase se encuentra en la acción (el verbo), por lo que si queremos focalizarnos en la solución es más fácil que sepamos qué hacer si nos lo dicen o lo indicamos. ¿Qué queda más claro?:

  • No (queremos, etc.) la Ley Sinde
  • Queremos una ley bien hecha

La primera frase es equívoca. Puede relacionarse con muchas cuestiones, entre otras, que también puede significar “no queremos esa ni ninguna otra”, con lo cual personas, que a priori podrían estar de acuerdo con nosotros, pueden malentender el mensaje y dar por hecho que somos “ácratas”, lo cual no sería ni malo ni bueno, simplemente, es falso, en el sentido de que puede provocar rechazo en aquellas personas que tienen la idea de acracia o anarquía asimilada a la de “caos”.

La segunda frase es clara y directa. Dice qué queremos: una ley que sea buena y nos satisfaga a todas las partes involucradas.

En resumen: evite utilizar el NO, construya frases con verbos en afirmativo y diga lo que desea de forma clara, directa y sencilla.

Impactos:

  • Facilitará su entendimiento y comprensión con las personas que tiene alrededor (ejemplo anterior).
  • Mejorará su eficiencia (entendiendo “eficiencia” cómo hacer un “buen trabajo en un tiempo y con un coste óptimos): ¿qué le facilita más su eficiencia?:
    • No lo hagas así.
    • Hazlo así ….

En resumen: si pone en práctica estas dos reglas:

  1. Ahorrará tiempo.
  2. Evitará o prevendrá conflictos.
  3. Ayudará a incrementar la calidad de su servicio.
  4. Todo ello facilitará la creación de un ambiente de trabajo motivado y profesional.
Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s